Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty firmowe i prywatne? Praktyczny poradnik

Jakie dokumenty prywatne warto przechowywać?

W domowym archiwum warto przechowywać przede wszystkim dokumenty potwierdzające ważne zdarzenia, prawa, zobowiązania lub historię zatrudnienia.

Należą do nich przede wszystkim:

• akty stanu cywilnego – urodzenia, małżeństwa, zgonu,
• akty notarialne – dotyczące między innymi nieruchomości i spraw majątkowych,
• dokumenty związane z emeryturą i zatrudnieniem – świadectwa pracy i pozostałe wymagane przez system ubezpieczeń społecznych,

• dokumenty finansowe – umowy kupna-sprzedaży, umowy bankowe,

• dokumenty podatkowe – wymagane przez urząd skarbowy, potrzebne do celów rozliczeniowych i dotyczące zobowiązania podatkowego,
• dokumenty związane z zatrudnieniem – umowa, poufne raporty informacyjne.

Warto zachować też rachunki i faktury za produkty objęte gwarancją. Coraz więcej dokumentów otrzymujemy w formie elektronicznej, jednak część prywatnego archiwum nadal pozostaje na papierze.

Które dokumenty firmowe wymagają wieloletniego przechowywania?

W firmach obowiązek przechowywania dokumentacji może wynikać z różnych przepisów i zależy od rodzaju dokumentu. Dotyczy to między innymi:

• akta pracownicze,
• księgi rachunkowe,
• listę płac,
• dokumenty podatkowe,
• rozliczenia z urzędami,
• umowy,
• karty wynagrodzeń,
• dokumentację księgową,
• inne dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Dokumentacji pracowniczej nie można zniszczyć wraz z zakończeniem zatrudnienia pracownika. Okres jej dalszego przechowywania zależy między innymi od daty nawiązania stosunku pracy. Naruszenie obowiązku przechowywania dokumentacji kadrowej, nawet dotyczącej byłego pracownika może wiązać się z nałożeniem kar finansowych.

Dokumenty podatkowe co do zasady należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W określonych sytuacjach okres ten może się wydłużyć. Pracodawca powinien zapewnić dokumentacji pracowniczej poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz chronić ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jakie problemy może powodować przechowywanie dokumentacji w domu lub biurze?

Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Nie wszystkie trzeba zachować bezterminowo, ale część akt należy składować przez wiele lat. Dlatego trzymanie dokumentacji w domu lub biurze jest w dłuższej perspektywie mało komfortowe.

Archiwum nie tylko ogranicza przestrzeń potrzebną do codziennej pracy w firmie oraz zajmuje miejsce w domu. Problemem jest też bezpieczeństwo dokumentacji papierowej, która jest podatna na kurz, wilgoć i wysoką temperaturę. Bez odpowiedniego zabezpieczenia dokumenty mogą ulec zalaniu, uszkodzeniu lub z czasem stracić czytelność.

Jeśli przechowywanie dokumentacji odbywa się na niewielkiej przestrzeni, nagromadzenie kolejnych teczek może utrudniać także utrzymanie porządku. Odnalezienie potrzebnych informacji nie jest proste, kiedy akta są wciśnięte w niewielką szafkę.

Gdzie przechowywać dokumenty, aby ochronić je przed zniszczeniem?

Wybór właściwego miejsca do przechowywania dokumentów w formie papierowej ma znaczenie nie tylko dla wygody, ale i ochrony ważnych danych. Miejsce przeznaczone na papierowe archiwum powinno zapewniać odpowiednie warunki przechowywania oraz ograniczać dostęp osób nieupoważnionych. Ważne, aby spełniało ono następujące wymagania:

• ochrona przed wilgocią – pomieszczenie ma być suche i zabezpieczone przed zalaniem,
• odpowiednie warunki temperaturowe – pomagają ograniczyć ryzyko pogorszenia stanu dokumentów,
• zabezpieczenie przeciwpożarowe – odpowiedni system ochrony zmniejszy ryzyko utraty dokumentów,
• ograniczony dostęp dla osób postronnych – szczególnie ważny w przypadku dokumentów zawierających poufne dane.

Jeżeli charakter przechowywanej dokumentacji oraz obowiązujące firmę procedury na to pozwalają, dodatkową przestrzeń na archiwum może zapewnić boks self storage. Nasze magazyny do wynajęcia w Katowicach wyróżniają się bezpieczeństwem pożarowym i systemem kontroli dostępu. W halach utrzymywane są warunki odpowiednie do przechowywania rzeczy wymagających ochrony przed wilgocią i dużymi wahaniami temperatury. Różne rozmiary boksów pozwalają na elastyczne dopasowanie powierzchni do przeznaczenia oraz ilości dokumentów.

Jak przygotować dokumenty do przechowywania w self storage?

Wynajmując boks self storage, odzyskujesz miejsce w domu lub firmie, a także oddzielasz archiwum od przestrzeni, której używasz na co dzień. W przestronnym magazynie uporządkujesz również dokumentację i zapewnisz sobie łatwy dostęp do potrzebnych materiałów (magazyny Róża Rent są dostępne w trybie 24/7).

Zanim jednak przeniesiesz dokumenty do boksu magazynowego, zadbaj o ich właściwą organizację oraz odpowiednie zabezpieczenie przed uszkodzeniami czy zgubieniem. Wykonaj w tym celu następujące kroki:

1. Posegreguj dokumenty – podziel materiały według rodzaju, roku lub innego przyjętego klucza. Wydziel też osobne działy tematyczne oraz oznacz, przez jaki czas musisz przechowywać określoną dokumentację.
2. Zabezpiecz dokumenty – umieść dokumenty w odpowiednio opisanych teczkach, segregatorach lub pudełkach archiwizacyjnych. Schowaj wszystkie materiały do pudełek archiwizacyjnych lub kartonowych opakowań, które ograniczą ich kontakt z kurzem i światłem.
3. Ustaw segregatory na półkach – unikaj umieszczania pudeł z dokumentami na podłodze. Wykorzystaj regały lub podesty, a następnie poustawiaj je w logicznej kolejności.

Dobrym pomysłem jest oznaczenie pudełek i segregatorów numerami oraz sporządzenie na tej podstawie listy zawartości, która będzie służyć jako spis archiwum. Dzięki temu odszukasz potrzebny dokument bez potrzeby otwierania każdego pudełka. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe lub informacje poufne trzeba dodatkowo zadbać o to, aby dostęp do nich miały wyłącznie upoważnione osoby.

O czym pamiętać, wybierając boks magazynowy do przechowywania dokumentów?

Miejsce do przechowywania dokumentacji prywatnej lub firmowej powinno łączyć odpowiednie warunki z wysokim poziomem bezpieczeństwa oraz łatwym dostępem. Garaż czy piwnica, w których mogą występować podwyższona wilgotność i duże wahania temperatury, nie zawsze są dobrym miejscem na archiwum. Wygodne, a przy tym bezpieczne przechowywanie zapewnia natomiast odpowiednio przygotowany boks self storage, który możesz wynajmować zarówno przez krótki, jak i długi czas.

Magazyny self storage Róża Rent są przeznaczone dla klientów indywidualnych i biznesowych. Boksy znajdują się w centrum Katowic, co ułatwi dojazd do archiwum. Możesz dopasować metraż boksu do swoich potrzeb, a umowę zawrzesz na czas określony lub nieokreślony. Zapoznaj się ze szczegółami i sprawdź też inne powierzchnie do wynajęcia dostępne w naszej ofercie.

  Zadzwoń do nas