Jak utrzymać porządek w pracy?

Ten, kto choć raz w życiu zaznał pracy biurowej, doskonale wie, jak łatwo wkrada się w nią chaos. Ginące dokumenty, bałagan na biurku, niedomykające się szafki – wszystko to sprzyja dekoncentracji i podnoszeniu poziomu stresu. Dowiedz się, dlaczego porządek w pracy jest taki ważny i w jaki sposób można go osiągnąć. Psst, boksy magazynowe będą w tym procesie bardzo pomocne!

Główne zalety porządku w pracy

Badania dowodzą, że statystyczny pracownik biurowy gubi co dwudziesty dokument. Jeśli bez przerwy żyjesz w bałaganie i nie pamiętasz już, jak wygląda blat Twojego biurka, całkiem prawdopodobne, że nie zdajesz sobie sprawy z zalet utrzymywania porządku w miejscu pracy. Właśnie dlatego rozpoczniemy od krótkiej listy najważniejszych zalet – mamy nadzieję, że zmotywują Cię one do zmian!

1. Podniesienie efektywności pracowników – gdy w biurze panuje porządek, nie tracisz czasu na zbędne ruchy i przydługie poszukiwania zagubionych papierów i przedmiotów. Poza tym nic cię nie rozprasza – wręcz przeciwnie, czysta przestrzeń wokół przekłada się na uporządkowanie chaosu myśli, lepsze priorytetyzowanie zadań i… większą efektywność.

2. Pozytywny wpływ na samopoczucie i zdrowie – zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy wielu z nas cierpi na alergie, warto zminimalizować ryzyko kataru i bólu głowy z powodu wszechobecnego bałaganu i uciążliwych alergenów.

3. Porządek na biurku przekłada się na lepszą opinię w oczach współpracowników; z kolei porządek w całym biurze sprawia, że autorytet marki rośnie w oczach klientów, kontrahentów, przyszłych pracowników i wszystkich osób odwiedzających czystą, zadbaną przestrzeń. „Jak cię widzą, tak cię piszą” - cóż, jest w tym sporo racji!

To oczywiście nie wszystkie zalety porządku w biurze – dość wspomnieć, że regularne sprzątanie przestrzeni biurowej oraz konserwacja najważniejszych sprzętów zmniejsza ich awaryjność, a utrzymujący się bałagan działa bardzo stresogennie.

Kto odpowiada za porządek w biurze i jak w jaki sposób go utrzymać?

Wiesz już, dlaczego warto zawalczyć o uporządkowaną przestrzeń w pracy. Pytanie tylko, jak tego dokonać i kto powinien wziąć za to odpowiedzialność. Obowiązek dbania o porządek i czystość w biurze spoczywa zarówno na pracowniku (który ma sprzątać biurko, segregować dokumenty i dbać o stosowane urządzenia), jak i na pracodawcy (który powinien zapewnić optymalny poziom higieny i bezpieczeństwa w biurze, w tym czystość podłóg, opróżnianie koszy na śmieci, warunki do schludnego przechowywania rzeczy itd.).

Żeby utrzymać porządek w miejscu pacy, konieczne jest posegregowanie przedmiotów wedle ich znaczenia oraz częstości ich wykorzystania. Uwaga: to, co jest często używane (ważne lub mniej ważne), musi być zawsze pod ręką – trzeba zadbać o optymalne magazynowanie potrzebnych sprzętów i wygospodarować dla nich miejsce. Z kolei to, co jest rzadziej wykorzystywane (ważne lub mniej ważne), można z powodzeniem wywieźć z biura i umieścić w wyznaczonej do tego zadania przestrzeni, np. w boksie magazynowym.

Co możesz przewieźć do self storage?

To, co MUSI pozostać w biurze, to z pewnością podstawowy sprzęt (drukarka, skaner, komputery, telefony i niezbędne artykuły biurowe), używane na bieżąco meble oraz najważniejsza dokumentacja, która musi być bez przerwy pod ręką.

Wszystko, co na daną chwilę nadprogramowe – zapasowe pieczątki firmowe, zszywacze i dziurkacze, kartony artykułów piśmienniczych (od długopisów po korektory), ryzy papieru do drukarki, koperty itd., możesz przewieźć do boksu magazynowego. Z uwagi na brak wilgoci nic im nie grozi; mało tego, kiedy tylko braknie danych przedmiotów, można pojechać o nie do boksu.

Self storage można również wykorzystać do przechowywania podniszczonych lub zapasowych mebli (jeśli szykuje się przeprowadzka albo wiesz, że dodatkowe biurka czy fotele jeszcze się przydadzą), sprzęt przeznaczony do naprawy, wszelkie materiały reklamowe, a także – co najważniejsze – rzadko używaną dokumentację firmową. Wystarczy, że postawisz w boksie regał wypełniony segregatorami ze starymi fakturami, umowami i innymi papierami, a zyskasz w biurze cały ogrom miejsca. Znowu – w razie kontroli lub innej potrzeby, wystarczy podjechać do boksu i wyjąć niezbędne dokumenty. Można to zrobić o dowolnej porze, w piątek, świątek czy niedzielę.

Japońska metoda 5S

Możesz wysprzątać swoje biuro wyłącznie w oparciu o powyższe wskazówki albo wspomóc się dodatkowo bardzo przydatnym systemem 5S. Jest on ceniony na całym świecie i z powodzeniem wdraża się go w nowoczesnych korporacjach. Posłużenie się tą metodą pomoże utrzymać porządek w biurze oraz zwiększyć wydajność codziennej pracy. Enigmatyczne „5S” to kolejno:

1. Selekcja (jap. seiri), czyli wstępny podział przedmiotów na absolutnie zbędne i niezbędne – te z drugiej kategorii można przewieźć do boksu lub, jeśli są już zupełnie niezdatne do użytku, wyrzucić,

2. Systematyka (jap. seiton) – odpowiednie przechowywanie przedmiotów i zorganizowanie biura w taki sposób, żeby zachować szybki dostęp do najważniejszych rzeczy,

3. Sprzątanie (jap. seiso) – utrzymanie czystości w miejscu pracy i codzienne pozbywanie się bałaganu,

4. Standaryzacja (jap. seiketsu), czyli opracowanie reguł, które pozwolą zachować poprzednie „S” i wyeliminować nieprawidłowości, które utrudniają utrzymanie porządku,

5. Samodyscyplina (jap. shitsuke) – trzymanie się raz określonych standardów bez wymogu dodatkowej kontroli.

Mamy nadzieję, że trzymając się tych rad, zaznacie nowej jakości pracy w schludnym, niezagraconym biurze!

  Zadzwoń do nas